Hållbarhetsdata i bokföringen – varför det hör ihop mer än du tror

Vad är hållbarhetsdata, egentligen?

Hållbarhetsdata är information om ett företags påverkan på miljö, sociala förhållanden och styrning – ofta kallat ESG (Environment, Social och Governance). Den mest konkreta och mätbara delen för de flesta SME:er är klimatdata: hur omfattande är utsläppen av växthusgaser, hur mycket energi förbrukas och varifrån kommer den?

Men hållbarhetsdata handlar också om hur ni behandlar era medarbetare, om ni har en uppförandekod, hur er styrelsesammansättning ser ut och om ni arbetar aktivt mot mutor och korruption. Att säkerställa att denna information är korrekt och lättillgänglig är ett viktigt mål för alla företag som vill bygga förtroende hos sina intressenter.

Det låter kanske som frågor för börsnoterade bolag. Men det är inte längre bara deras verklighet, utan något som fler och fler små och medelstora företag (SME) behöver kunna redogöra gör. 

Varför efterfrågas det nu?

EU:s hållbarhetslagstiftning CSRD ställer krav på att de allra största företagen ska upprätta en hållbarhetsredovisning. Våg 1-företagen — stora publika intresseentiteter (PIE:s) som börsnoterade bolag, banker och försäkringsbolag med fler än 500 anställda — ska rapportera för räkenskapsår som inleds 1 juli 2024 eller senare, med de första rapporterna publicerade 2025 eller 2026. De första hållbarhetsrapporterna lämnades in under 2025, och för företag med brutet räkenskapsår pågår inlämning även 2026 ¹. Övriga omfattande bolag (Våg 2) följer med hållbarhetsredovisning från räkenskapsår 2027, efter att EU:s Stop-the-Clock-beslut skjutit upp deras krav med två år ².

Och när dessa företag ska upprätta sin hållbarhetsredovisning för hela värdekedjan behöver de data från sina leverantörer – det vill säga ofta från er.

Det innebär att banker, storföretag och upphandlare i allt högre grad ställer frågor om hållbarhet till sina leverantörer och samarbetspartners. Helt enkelt för att de behöver den informationen för att kunna rapportera vidare.

EU-kommissionen antog i juli 2025 en rekommendation om att företag som vill rapportera frivilligt bör använda VSME-standarden. Standarden är tänkt att fungera som ett gemensamt svar på de många och ibland spretiga ESG-förfrågningar som mindre företag får från sina affärspartners ³.

VSME – Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs – är med andra ord inte ett nytt krångel. Det är ett skydd och ett gemensamt språk. Genom att upprätta en hållbarhetsrapport enligt VSME säkerställer ni att svaren ni ger är jämförbara, trovärdiga och faktiskt användbara för mottagaren.

-> Testa GoClimates VSME-verktyg

Bokföringen som datakälla

Era inköp av el, drivmedel, flygresor, kontorsmaterial, tjänstebilskostnader och råvaror ingår redan i bokföringen. Varje faktura från en elleverantör innehåller information om energiförbrukning. Varje kvitto på bensin berättar om fossila utsläpp. Varje flygreseräkning går att omräkna till koldioxidekvivalenter.

Det är precis den logiken som ligger bakom hur modern hållbarhetsredovisning för SME:er fungerar: i stället för att samla in data manuellt i separata kalkylblad kan bokföringsunderlaget automatiskt omvandlas till klimatdata. Fakturor och kvitton är redan strukturerade – de har belopp, leverantör och kategori. Det räcker för att beräkna en viktig del av ett företags klimatpåverkan.

Det som tidigare krävde en konsult och månader av arbete kan i dag göras löpande, parallellt med den ordinarie bokföringen.

->Testa GoClimates automatiska hållbarhetsplattform

Vad behöver ni faktiskt samla in?

Om ni vill komma igång med hållbarhetsredovisning utan att göra det till ett stort projekt, fokusera på det som ger störst effekt och som redan återfinns i era system:

• Energi och el. Hur mycket el förbrukar ni, och är den förnybar? Elleverantörens fakturor ger svaret. Här döljer sig ofta en viktig del av ett företags klimatpåverkan, särskilt i tillverknings- och lagermiljöer.
• Resor och transporter. Tjänsteresor med flyg, tåg och bil samt godstransporter är ofta den näst största utsläppskällan. Dessa kostnader återfinns i utläggsredovisning och fakturor.
• Inköp och leverantörskedja. Vad ni köper in – råvaror, insatsvaror, IT-utrustning – skapar klimatpåverkan hos leverantören. Det kallas scope 3 och är den svåraste kategorin att mäta, men även här kan inköpsdata ge en god uppskattning. ->Läs mer om hur ni kan tänka kring Hållbara inköp 
• Medarbetare och arbetsförhållanden. Antal anställda, sjukfrånvaro, könsfördelning i ledningen – dessa uppgifter ingår i HR-systemet och är en del av den sociala rapporteringen i VSME.

Inte ett lagkrav – men en konkurrensfördel

För de allra flesta SME:er gäller inget lagkrav på hållbarhetsredovisning i dag. Mindre företag påverkas indirekt när kunder, banker eller upphandlare efterfrågar ESG-data ⁴.

Skillnaden mot för några år sedan är att "indirekt påverkan" nu är en underdrift. Allt fler upphandlingar inkluderar hållbarhetskriterier som viktiga urvalsmål. Banker och kreditinstitut ställer frågor om klimatpåverkan inför lånebeslut. Och företag som själva rapporterar enligt CSRD behöver er hållbarhetsdata för sin hållbarhetsredovisning – vill de inte vänta på den väljer de en annan leverantör.

För företag som ännu inte behöver upprätta en hållbarhetsrapport är VSME ett sätt att snabbt och kostnadseffektivt få ordning på hållbarhetsdata och rutiner. Det minskar risken för ad hoc-lösningar när kunder och leverantörer efterfrågar detaljerad information, och gör det enklare att skala upp hållbarhetsredovisningen om kraven ökar framöver ⁵.

Det är med andra ord inte en fråga om ni kommer att behöva det – utan när.

Hur ni kommer igång utan att göra det krångligt

Det enklaste sättet att börja är att behandla hållbarhetsdata precis som ni behandlar ekonomisk data: löpande, systematiskt och integrerat i det ni redan gör.

Det innebär i praktiken att:

• Kategorisera inköp så att energi, resor och transporter är tydligt separerade i bokföringen
• Spara underlag med samma noggrannhet som kvitton för skatteändamål
• Välja leverantörer som kan redovisa sin klimatpåverkan, särskilt för el och transporter
• Använda ett verktyg som automatiskt kopplar ihop bokföringsdata med klimatberäkningar och skapar underlag för hållbarhetsredovisning

Verktyg som bygger på fakturaflöden kan samla in och beräkna utsläpp löpande, utan att ni behöver lägga timmar på manuell datainsamling varje kvartal.

->Testa GoClimates automatiska hållbarhetsplattform

Hållbarhetsdata är affärsdata

Den viktigaste insikten är enkel: hållbarhetsdata är inte något som arbetar vid sidan av verksamheten. Det är en spegelbild av hur ni driver ert företag – vilka ni köper från, hur ni reser, hur ni behandlar era medarbetare.

Och precis som ekonomiska nyckeltal hjälper er att fatta bättre beslut om intäkter och kostnader, hjälper hållbarhetsdata er att fatta bättre beslut om resursanvändning, leverantörsval och riskexponering. En välgjord hållbarhetsredovisning är därför inte bara ett svar på omvärldens krav – den är ett verktyg för att förstå och förbättra företagets egna mål.

Att börja samla in den datan i dag är inte längre att ligga steget före. Det är att sluta ligga steget efter.

Vill du se hur det fungerar i praktiken? GoClimates verktyg för hållbarhetsredovisning samlar automatiskt in klimatdata från era fakturor och kvitton – och skapar en hållbarhetsrapport som uppfyller VSME-standarden. Prova GoClimate kostnadsfritt →