Klimatsmarta möten – så här fixar du grymma möten på distans

Varför digitala möten? 

Transportsektorn är den snabbast växande orsaken till klimatutsläpp, och står för närvarande för 14% av de totala koldioxidutsläppen i världen. Det är uppenbart att vi måste minska transportutsläppen drastiskt om vi ska nå Parisavtalens mål.

Den goda nyheten är att det finns många enkla saker vi kan göra redan nu – både individer och företag. 

En av de enklaste sakerna vi kan göra – som inte bara bidrar till att stoppa klimatförändringarna utan även spara pengar och tid – är att resa mindre. Att mötas är för vissa företag affärskritiskt. Då handlar det om att byta fysiska möten mot digitala. 

Om klimatet inte känns som en tillräckligt viktig anledning att testa digitala möten så är ändå digitala möten mer relevanta än någonsin med tanke på Corona-virusets utbredning. 

Så här gör du

Så, för de som svär över icke-fungerande teknik och oroar sig över att medarbetare sysslar med annat än att jobba när de arbetar hemifrån – så här fixar du framgångsrika digitala möten och säkrar att alla kommer framåt i sitt arbete:

1. Välj en bra videotjänst. På GoClimate använder vi främst whereby.com, men även meet.google.com. Bägge är gratis, Wherebys gratistjänst är dock begränsad till möten för upp till 4 deltagare/datorer. Det finns många andra liknande tjänster. Vi använder oftast Whereby då Hangouts drar mycket batteri på laptopen och kräver inloggning. Whereby är mer flexibelt upplever vi för olika storlekar på fönstret, och för vad vi kan dela i själva videochatten. Whereby är även bättre på att visa om någon har dålig uppkoppling.

2. Säkra en bra internetanslutning. Detta är ett måste. Det finns få saker som är så frustrerande som avbrott under mötet. Något som underlättade för oss var att byta wifi-kanal under möten och inte använda samma wifi-kanaler som resten av kontoret.

3. Använd en högkvalitativ kamera, mikrofon och högtalare. För möten med flera deltagare är detta A och O. Vi på GoClimate har blivit sponsrade av Konftel med ett helt nytt C20Ego-kit. Den ökade kvaliteten på video och ljud har verkligen förbättrat upplevelsen under våra möten.

4. Se till att alla kan delta på lika villkor. Det innebär att även om du bara har en person som är med på distans kan du inte använda en whiteboard som denna person inte kan se eller bidra till. Lös detta genom att använda verktyg som Miro, en virtuell whiteboard! 

5. Skaffa en möteskompis. En bra lösning när enbart en person ringer in på distans är att den har en kompis i det fysiska mötet. Kompisen säkerställer att den som är på distans hela tiden är inkluderad och ansvarar även för att använda sin dator till videoanslutningen.

6. Kör dagliga stand ups där alla i teamet berättar hur de ligger till och om de behöver hjälp med något för att komma framåt. Vi använder trello.com som underlag för våra stand ups. I Trello har vi en lista som heter “Doing”. Den går vi igenom varje morgon och tanken är att det ska ta max 15 minuter.

Om du vill läsa fler tips för att få distansmöten att fungera, så har Konftel en bra guide här.

Och om du fortfarande behöver resa, se till att du åtminstone kompensera dina utsläpp!

Så här ser det ut när GoClimate använder miro, en digital whiteboard, under våra Retrospective-möten.
Distansmöte med GoClimate-gänget när alla jobbar hemifrån.
Under GoClimates dagliga standups går vi igenom alla kort under ”Doing”. Helst på mindre än 15 minuter. Då får vi en uppfattning om hur vi ligger till och om någon behöver hjälp för att komma framåt med sin uppgift.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *